Informativa sulla privacy

1. Ruoli: Salone e KAMAS

Il Salone che utilizza la piattaforma è titolare del trattamento (controller) dei dati dei propri clienti finali: decide quali appuntamenti registrare, quali informazioni inserire e per quali finalità utilizzarle.

KAMAS è il fornitore del software (SaaS) e agisce come responsabile del trattamento (processor) quando tratta tecnicamente i dati dei clienti per conto del Salone, sulla base delle istruzioni contenute nei Termini e condizioni e nel relativo Allegato A — Data Processing Addendum.

KAMAS è invece titolare del trattamento per i dati che tratta per proprie finalità legittime: account professionale del Salone e dei collaboratori, sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi, amministrazione e fatturazione dell'abbonamento.

KAMAS non utilizza i dati dei clienti dei saloni per proprie finalità commerciali, marketing, advertising, profilazione o attività CRM. Quando tali dati sono trattati tecnicamente nell'ambito del servizio di prenotazione, KAMAS li tratta esclusivamente nella misura necessaria a fornire, mantenere e proteggere il servizio per conto del Salone.

Sede operativa di riferimento: Zurigo, Svizzera. Per qualsiasi richiesta relativa alla privacy è possibile scrivere all'indirizzo di contatto pubblicato dal salone sulla propria pagina, oppure a KAMAS all'indirizzo indicato nella sezione Contatti della piattaforma.

2. Dati personali raccolti

• Dati di prenotazione: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono in formato internazionale, servizio scelto, professionista, data e ora dell'appuntamento, eventuali note lasciate dal cliente.
• Dati dell'account professionale: nome del titolare, nome del salone, indirizzo completo, CAP, città, Paese, e-mail, telefono, sottodominio scelto, lingua preferita.
• Dati di fatturazione e abbonamento: stato dell'abbonamento, storico delle fatture, consumo SMS. I dati della carta di pagamento sono trattati esclusivamente dal fornitore di pagamento e non sono mai memorizzati da KAMAS.
• Dati tecnici essenziali: indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser, log di accesso e di sicurezza (tentativi di login, verifiche a due fattori).

3. Finalità e base giuridica

• Esecuzione del contratto: gestione delle prenotazioni, promemoria dell'appuntamento, erogazione del servizio in salone, fatturazione dell'abbonamento.
• Obbligo legale: conservazione dei documenti contabili secondo il diritto svizzero.
• Interesse legittimo: sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi, statistiche aggregate e anonime sull'utilizzo.
• Consenso: invio di comunicazioni promozionali via SMS o e-mail e utilizzo di cookie non essenziali. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento.

4. Moduli di contatto e di prenotazione

I moduli richiedono soltanto i dati necessari a confermare e gestire l'appuntamento (principio di minimizzazione). L'invio del modulo comporta la presa visione della presente informativa; nessun dato viene utilizzato per finalità promozionali senza un consenso separato e specifico. I promemoria dell'appuntamento, inviati fino a tre ore prima, rientrano nell'esecuzione del servizio richiesto e non costituiscono comunicazione commerciale.

5. Fornitori e comunicazione a terzi

I dati non sono mai venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing. Non esiste alcun archivio clienti condiviso tra saloni, alcun CRM globale e alcun export globale dei clienti.

Alcuni di questi fornitori sono società con sede o strutture al di fuori della Svizzera e dello Spazio economico europeo e possono, in determinate situazioni, trattare dati in Paesi terzi. In tali casi il trasferimento avviene sulla base dei meccanismi di garanzia previsti dal diritto applicabile e delle condizioni di protezione dei dati concordate con il fornitore. KAMAS non dichiara un meccanismo di trasferimento specifico per un fornitore se non è stato verificato per lo scenario concreto.

• Supabase (database PostgreSQL gestito su infrastruttura AWS, regione UE): hosting del database di produzione. Categorie di dati: prenotazioni, account professionali, dati tecnici e log applicativi.
• Twilio: invio degli SMS di conferma, promemoria e comunicazioni operative sugli appuntamenti. Categorie di dati: numero di telefono e contenuto del messaggio.
• Stripe: gestione dell'abbonamento del Salone e dei relativi pagamenti. Categorie di dati: dati di fatturazione del Salone; i dati della carta sono trattati esclusivamente da Stripe e non sono mai memorizzati da KAMAS.
• Resend: invio delle e-mail transazionali, in particolare il recupero della password. Categorie di dati: indirizzo e-mail e contenuto del messaggio.
• Autorità competenti, esclusivamente quando previsto dalla legge.

6. Conservazione dei dati

I dati personali contenuti nelle prenotazioni sono conservati al massimo per ventiquattro mesi. Un processo automatico notturno, attivo sul database, anonimizza i dati personali delle prenotazioni scadute (nome, telefono, e-mail e note) ed elimina i profili cliente e i token di accesso non più necessari.

I dati necessari per obblighi contabili e amministrativi, in particolare le fatture e i documenti dell'abbonamento del Salone, sono trattati separatamente e conservati secondo gli obblighi applicabili, di regola dieci anni ai sensi del Codice delle obbligazioni svizzero.

Le copie di backup e i log gestiti dai fornitori di infrastruttura seguono i cicli operativi dei rispettivi servizi: questa informativa non indica una durata o una localizzazione specifica dei backup, perché tale configurazione non è determinata dal codice dell'applicazione. Alla chiusura di un account professionale i dati del Salone vengono disattivati e successivamente eliminati, salvo obblighi legali di conservazione.

7. Sicurezza

L'accesso ai dati è protetto da autenticazione, isolamento per salone applicato a livello di database tramite Row Level Security (nessun accesso cross-salon), cifratura in transito e autenticazione a due fattori disponibile per tutti gli account professionali. Le password sono gestite da Supabase Auth e memorizzate esclusivamente in forma cifrata (hashing), con requisiti minimi di complessità.

L'accesso tecnico del personale KAMAS ai dati di un salone è limitato a quanto strettamente necessario per manutenzione, sicurezza e assistenza, ed è soggetto a obbligo di riservatezza.

8. Diritti degli interessati

Le richieste vengono evase entro trenta giorni. È inoltre possibile presentare reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) a Berna o, per i residenti nell'Unione europea, all'autorità di controllo competente ai sensi del GDPR.

• Diritto di accesso ai propri dati personali.
• Diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti.
• Diritto di cancellazione, nei limiti degli obblighi legali di conservazione.
• Diritto di limitazione e di opposizione al trattamento.
• Diritto alla portabilità dei dati in formato leggibile.
• Diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato.

9. Minori

Le prenotazioni per minori di sedici anni devono essere effettuate da un genitore o da chi ne esercita l'autorità parentale, che risponde della correttezza dei dati forniti.

10. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche legali o tecniche. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina; le modifiche sostanziali vengono comunicate agli utenti registrati.

11. Note di prenotazione e dati sanitari

La piattaforma non è destinata alla raccolta o alla gestione di dati sanitari. I campi delle note servono esclusivamente a informazioni organizzative sull'appuntamento e mostrano un avviso esplicito che invita a non inserire informazioni mediche o dati sanitari personali.

KAMAS non crea archivi sanitari, non classifica le note, non le analizza automaticamente e non effettua alcuna profilazione sul loro contenuto.

12. Nessun uso commerciale dei dati dei clienti

KAMAS non utilizza i dati dei clienti finali per marketing, advertising, profilazione o attività CRM proprie, non li aggrega tra saloni diversi e non li rende disponibili ad altri saloni. Le eventuali comunicazioni promozionali sono inviate esclusivamente dal Salone, sotto la sua responsabilità e nei limiti del consenso raccolto.